Aviso de privacidad

Este aviso explica cómo Telegrade, operador de telegrade.com («nosotros»), trata los datos personales. Cubre el sitio público (este sitio web y el registro), las aplicaciones de estudiantes, de organizaciones y de administración, y los correos que enviamos. Cuando dice «institución» se refiere al centro, distrito, universidad o empresa que creó un espacio de trabajo.

1. Quién es responsable

Para el sitio público, el registro y las solicitudes de contacto, nosotros somos el responsable del tratamiento. Dentro de un espacio de trabajo, la institución es la responsable de sus registros y nosotros somos su encargado, actuando según sus instrucciones bajo el anexo de tratamiento de datos. Las preguntas sobre datos dentro de un espacio se dirigen primero a la institución; nuestro contacto de privacidad es privacy@telegrade.com.

2. Qué recogemos en el sitio público

• Registro en curso. El tipo de organización y el país, la institución elegida o escrita, el nombre y la dirección de correo de la persona administradora, la dirección del espacio y el plan, y una forma resumida (hash) de la dirección de red y de la identificación del navegador, conservada para prevenir abusos. Un registro se conserva siete días; los registros caducados y completados se eliminan treinta días después.
• Verificación. Un código de un solo uso enviado a la dirección de correo de la persona administradora; guardamos solo un hash del código, y la dirección se marca como verificada cuando el código coincide.
• Solicitudes de contacto. La organización, el nombre de contacto, la dirección de correo, el teléfono si se indica, el tipo de organización, el tamaño, el país, el mensaje, el consentimiento dado, la página desde la que llegó la solicitud, y la dirección de red y la identificación del navegador en forma de hash. Las solicitudes se conservan mientras se atienden y después según nuestra política de conservación.
• Cookies. Solo las cookies estrictamente necesarias listadas en el aviso de cookies. No se instalan cookies analíticas, publicitarias ni de terceros, y el sitio no carga nada desde servidores de terceros.
• Correo. Enviamos códigos de verificación, confirmaciones de espacio de trabajo y las notificaciones que un espacio está configurado para enviar. Los resultados de entrega (aceptado, rechazado) se registran con el identificador de mensaje del proveedor.

3. Qué contiene un espacio de trabajo

Un espacio contiene los registros que su institución introduce: personas (alumnado, personal, familias) con sus roles, relaciones y consentimientos; mensajes, anuncios y notificaciones; archivos; registros de auditoría y de acceso que anotan quién cambió o leyó qué; y datos de facturación reflejados desde nuestro proveedor de pagos. La institución decide qué se introduce, quién puede verlo y cuánto tiempo se conserva.

4. Por qué tratamos los datos

• Para prestar el servicio que tú o tu institución solicitasteis (el contrato con la institución, o los pasos que das para crear un espacio).
• Para mantener el servicio seguro: registros de auditoría, registros de acceso, análisis de malware de los archivos subidos, limitación de peticiones y prevención de abusos (nuestro interés legítimo y, para las instituciones, sus instrucciones).
• Para cumplir obligaciones legales, incluida la legislación sobre expedientes educativos cuando la institución está sujeta a ella, y para responder a solicitudes legítimas.
• Para contactarte sobre una solicitud comercial, con el consentimiento que diste en el formulario.

5. Dónde se guardan los datos

Cada espacio se fija a la región de datos elegida cuando se crea: Estados Unidos (Azure East US 2), la Unión Europea (Azure West Europe), el Reino Unido (Azure UK South), Canadá (Azure Canada Central) o Australia (Azure Australia East). Los registros de un espacio se crean y se conservan solo en su región. Un directorio global guarda solo los datos de cuenta necesarios para dirigir a cada persona a la región correcta: el nombre, la dirección, la región, el estado y el plan del espacio, los dominios de correo verificados, y los datos del registro y de las solicitudes de contacto descritos arriba.

6. Quién más ve los datos

Usamos un número reducido de proveedores de servicio listados en la página de subencargados: alojamiento en la nube y envío de correo, y procesamiento de pagos. Nunca vendemos datos personales ni los compartimos con fines publicitarios. Los datos de tarjeta se introducen en las páginas de nuestro proveedor de pagos y nosotros no los almacenamos.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Registros: siete días mientras están en curso, eliminados treinta días después de caducar o completarse.
• Solicitudes de contacto: hasta que se atienden, y después según la política de conservación de los registros comerciales.
• Registros del espacio: según las políticas de conservación que la institución fija para cada clase de registro; una retención legal pausa la eliminación de los registros que cubre.
• Registros de auditoría y de acceso: según la política de conservación de la plataforma, que la institución puede ver en su espacio.
• Espacios cerrados: exportados para la institución y después purgados; se conserva un registro de destrucción.

8. Tus derechos

Según dónde vivas, puedes tener derecho a acceder a tus datos personales, corregirlos, eliminarlos o exportarlos, a oponerte a su tratamiento o restringirlo, y a reclamar ante una autoridad de control. Dentro de un espacio, dirige tu solicitud a tu institución: dispone de un flujo de solicitudes, una exportación y un proceso de borrado que mantiene los expedientes educativos atribuibles sin identificarte. Para el sitio público, escribe a privacy@telegrade.com. Respondemos en el plazo que la ley permite.

9. Menores

Los espacios pueden contener registros de menores. El aviso de privacidad para menores explica, en palabras sencillas, qué significa eso. Las instituciones registran el consentimiento de un tutor antes de que un menor de 13 años reciba comunicaciones, y ese consentimiento se conserva como un libro de registro.

10. Seguridad

Los espacios están aislados entre sí a nivel de base de datos; los archivos se cifran con una clave que pertenece al espacio; los archivos subidos se analizan en busca de malware antes de que nadie pueda abrirlos; cada cambio se escribe en un libro de auditoría que no puede editarse; el personal de la plataforma debe usar autenticación multifactor y solo puede abrir un espacio con una autorización de soporte limitada en el tiempo y registrada. La página de seguridad lista lo que está implantado y lo que sigue planificado.

11. Cambios

Cada versión de este aviso lleva su número de versión y su fecha de entrada en vigor, mostrados en la parte superior de la página junto con el historial de versiones. No cambiamos la fecha de entrada en vigor sin cambiar el texto.

12. Contacto

privacy@telegrade.com